أدوات تحتاجها كل منظمة حفلات زواج وكل قاعة مناسبات

لماذا تحتاج منظمة حفلات زواج أداة للدعوات؟

في الأسبوع الأخير قبل الزواج تتكرر الأسئلة نفسها من أهل العروس والقاعة والمطبخ: كم العدد النهائي؟ هل أكّدت خالة العروس؟ كم مرافقًا مسموحًا لكل ضيفة؟ وغالبًا تكون الإجابة موزعة بين محادثات واتساب وأوراق مطبوعة وذاكرة أكثر من شخص.

تجمع دعوتي هذا كله في مكان واحد. تُرسل الدعوة لكل ضيف على واتساب، ويرد بزر «تأكيد» أو «اعتذار» دون تطبيق أو تسجيل، فيظهر رده فورًا في قائمة الضيوف أمامكم وأمام صاحب المناسبة. ومن لا يستخدم واتساب يمكن إرسال رابط دعوته الشخصي إليه مباشرة.

مساعد يدير قائمة الضيوف مع صاحب المناسبة

تبقى قائمة الضيوف ملكًا لصاحب المناسبة، ويستطيع أن يضيفكم مساعدًا يدير القائمة معه: إضافة الأسماء وترتيبها ومتابعة من رد ومن لم يرد بعد. بهذا تعملون على القائمة نفسها دون تبادل ملفات وجداول ذهابًا وإيابًا.

وهذا يحفظ الخصوصية أيضًا: لا تُرفع إلا الأرقام التي يختارها صاحب المناسبة، ولا يرى الضيوف بعضهم بعضًا، وتبقى القائمة عنده هو. أنتم تساعدون في التنظيم، والعائلة تبقى مطمئنة على بياناتها.

فريق الباب: رابط ورمز سري على أي جوال

في باقتي برو وماكس يحصل كل ضيف أكّد حضوره على بطاقة دخول QR شخصية. وفريقكم عند الباب لا يحتاج جهازًا خاصًا ولا تطبيقًا: يفتح رابط البوابة على جواله، ويُدخل الرمز السري (PIN)، ثم يبدأ المسح.

• المسح يعمل حتى مع ضعف الإنترنت في القاعة، إذ تُحفظ عمليات الدخول وتُرسل عند عودة الاتصال.
• الدخول المكرر ممنوع، فلا تُستخدم البطاقة نفسها مرتين.
• لكل ضيف أكّد حضوره بطاقته الشخصية، فلا حاجة إلى قوائم ورقية عند المدخل.
• يكفي أن تصل الفريقَ رسالةٌ فيها الرابط والرمز قبل بدء الاستقبال.

الحضور لحظة بلحظة يوم الحفل

مع كل مسح عند الباب يُسجَّل وصول الضيف في قائمة الضيوف، فتعرفون من وصل ومن لم يصل بعد دون أن تقفوا عند المدخل طوال الليلة. وقبل ذلك بأيام ترون حالة كل دعوة: وصلت، قُرئت، أكّد صاحبها أو اعتذر، فتعطون القاعة والمطبخ أرقامًا مبنية على ردود فعلية.

وفي الأعراس بقاعتين، يختار صاحب المناسبة نوع «زفاف بقاعات منفصلة»، فتذكر صيغة الدعوة أن الجلوس منفصل للرجال والنساء، ويكتب في المكان اسم كل قاعة أو مدخلها. أما الرسائل التي يرد بها الضيوف فتصل إلى صندوق الرسائل داخل التطبيق، فلا يضيع اعتذار أو سؤال عن الموقع.

عدة مناسبات في حساب واحد

موسم الزواجات مزدحم، وقد تديرون أكثر من حفل في الأسبوع نفسه. في دعوتي تبقى كل مناسبة مستقلة بقائمتها وتصميمها وردودها، وكلها في حساب واحد تتنقلون بينها بسهولة.

الدفع لكل مناسبة على حدة عند الإرسال، دون اشتراك شهري، ويُسترد المبلغ كاملًا في أي وقت قبل إرسال أول دعوة. وتختلف الباقة بحسب عدد الضيوف (من 50 إلى 500 ضيف):

الشراء من داخل تطبيق الآيفون أعلى بنحو 15% لأن الدفع يتم عبر Apple.

• ستاندرد من 69 إلى 299 ريالًا: دعوات واتساب ومتابعة الردود مباشرة.
• برو من 149 إلى 699 ريالًا: يضيف بطاقات الدخول QR وتسجيل الحضور عند الباب ورسالة مخصصة.
• ماكس من 229 إلى 849 ريالًا: يضيف ألبوم صور الضيوف.

ألبوم صور الضيوف: لقطات الليلة في مكان واحد

يرفع الضيوف صورهم عبر رابط بسيط إلى ألبوم واحد بسعة 1 جيجابايت، فتجتمع لقطات الليلة من جوالات الحاضرين بدل أن تتفرق في المجموعات. يبقى الألبوم 14 يومًا ثم يُحذف نهائيًا، لذا ننصح العائلة بحفظ ما تحب من الصور خلال هذه المدة. الألبوم مشمول في باقة ماكس، أو إضافة بسعر ثابت 150 ريالًا.

تصاميم جاهزة وخدمة «تفصيل»

50 تصميمًا قابلًا للتعديل، أغلبها للزواج، بالعربية أو الإنجليزية أو بهما معًا، مع إمكانية إظهار التاريخ الهجري (أم القرى) بجانب الميلادي. وإن أرادت العائلة تصميمًا خاصًا بهوية الحفل، فخدمة «تفصيل» تقدّم تصميمين خلال ثلاثة أيام عمل مع جولتي تعديل، ثم يُرسل التصميم المعتمد للضيوف من المنصة نفسها.

تواصلوا معنا

إذا كنتم تنظّمون حفلات الزواج أو تديرون قاعة تستقبل المناسبات باستمرار، وتريدون أن تعرفوا كيف تناسب دعوتي طريقة عملكم، فاكتبوا لنا عبر صفحة «تواصل معنا» وسنرد عليكم ونشرح الخطوات. وإن أحببتم التجربة أولًا، فابدؤوا بتصميم دعوة مجانًا الآن، ولن تدفعوا شيئًا قبل الإرسال.